Dalla gestione di un volo in ritardo al coordinamento dei servizi di sicurezza e delle assistenze ai passeggeri a ridotta mobilità: la piattaforma integra previsione del fabbisogno, pianificazione del personale e coordinamento delle attività in tempo reale. Dopo Fiumicino e Ciampino, il sistema arriva anche nel principale scalo siciliano.
Nel 2025 gli aeroporti italiani hanno superato i 229,7 milioni di passeggeri, in crescita del 5% rispetto all’anno precedente, secondo i dati dell’ENAC. Un aumento che non mette sotto pressione soltanto piste, gate e terminal, ma anche una componente meno visibile e decisiva per il funzionamento degli scali: l’organizzazione quotidiana delle risorse a terra.
Ogni variazione nei flussi, ritardo di un volo o richiesta di assistenza può rendere necessario ricalcolare turni, attività, mezzi e postazioni nel giro di pochi minuti. Una complessità che aumenta quando il personale opera su più reparti, aziende o aeroporti e quando le informazioni sono distribuite tra sistemi che non comunicano tra loro. Il rischio è che un imprevisto operativo si traduca in turni scoperti, straordinari non programmati, assegnazioni da modificare manualmente e tempi di risposta più lunghi per passeggeri e operatori.
In questo contesto si inserisce GRAMS (Ground Resource Airport Management System), la piattaforma sviluppata da Softlab, società di consulenza ICT quotata alla Borsa di Milano, per la gestione integrata delle risorse umane e operative aeroportuali. Il sistema è già utilizzato in alcuni dei principali aeroporti italiani e, a seguito di una recente aggiudicazione, sarà adottato anche da Fontanarossa di Catania.
“In aeroporto il margine di errore è minimo: una risorsa nel posto sbagliato o un turno mal pianificato possono avere un impatto immediato sui passeggeri e sui costi. La vera difficoltà è riuscire a collegare ciò che era stato previsto con quello che sta realmente accadendo nello scalo, aggiornando rapidamente le decisioni quando lo scenario cambia”, spiega Davide Carnevale, Head of Market Growth di Softlab.
Cosa succede quando un volo accumula un forte ritardo
Uno degli scenari più critici riguarda la gestione degli imprevisti che modificano improvvisamente la programmazione aeroportuale. Una variazione nell’orario di un volo può cambiare la sequenza delle attività, rendere necessario spostare operatori da una postazione all’altra e creare scoperture in reparti che risultavano correttamente pianificati.
Quando dati sui voli, turni e disponibilità del personale sono distribuiti tra sistemi diversi, la risposta all’imprevisto può dipendere ancora da telefonate, verifiche manuali e comunicazioni frammentate, con ripercussioni sui tempi di intervento.
GRAMS collega in un unico flusso la creazione del fabbisogno, la pianificazione dei turni e la gestione quotidiana delle attività. A partire dai dati storici e dai flussi operativi, il sistema stima il personale necessario per ciascuna postazione e fascia oraria, supporta la costruzione dei turni e permette di valutare in anticipo gli effetti delle diverse scelte organizzative. Quando un ritardo o una variazione modifica la programmazione, i dati dei voli vengono aggiornati e le attività possono essere riassegnate alle risorse disponibili. Turni, richieste e comunicazioni vengono inoltre condivisi con gli operatori attraverso il portale MyGRAMS e l’app mobile.
Il nodo delle assistenze ai passeggeri a ridotta mobilità
Tra i moduli più delicati c’è quello dedicato alle assistenze PRM (Persone a Ridotta Mobilità), un servizio che il Regolamento (CE) n. 1107/2006 rende obbligatorio e gratuito in tutti gli aeroporti dell’Unione europea.
La piattaforma collega le richieste di assistenza ai dati operativi dei voli e consente di seguire lo stato delle prese in carico. Gli operatori ricevono le informazioni relative alle attività assegnate, mentre i supervisori possono verificare in tempo reale eventuali ritardi, variazioni o carenze di copertura. Inoltre, permette di gestire la disponibilità di mezzi come sedie a rotelle e ambulift e, nel caso dei passeggeri in transito, di visualizzare l’orario del volo successivo e il gate di imbarco, informazioni necessarie per definire tempi e priorità dell’intervento.
La gestione dei servizi di sicurezza
Tra i servizi coordinati dalla piattaforma, quello della sicurezza aeroportuale è tra i più critici, sia per i requisiti normativi sia per la necessità di garantire copertura continua di varchi e postazioni di controllo. GRAMS gestisce l’assegnazione degli operatori alle diverse postazioni tenendo conto di qualifiche, certificazioni e vincoli contrattuali, e consente di ridistribuire rapidamente il personale in caso di picchi ai controlli o di variazioni nella programmazione dei voli. Ai supervisori offre una visione in tempo reale della situazione dei varchi, segnalando in anticipo eventuali scoperture.
Turni, straordinari e nuove infrastrutture: come cambia la gestione delle risorse aeroportuali
La pianificazione del personale aeroportuale deve conciliare mansioni, qualifiche, contratti, fasce orarie e picchi stagionali. Quando le previsioni non riflettono l’andamento reale dei flussi, il rischio è trovarsi con risorse insufficienti nei momenti di maggiore pressione o, al contrario, con personale sovradimensionato nelle fasce meno intense. Gli aggiustamenti dell’ultimo minuto possono così tradursi in straordinari non programmati, cambi turno e attività redistribuite manualmente.
Secondo le stime interne riportate da Softlab, l’integrazione tra pianificazione e gestione in tempo reale può ridurre gli straordinari non pianificati tra il 20% e il 35%, dimezzare i tempi di pianificazione giornaliera e limitare gli errori di assegnazione nelle assistenze PRM. I risultati possono variare in base alle dimensioni dello scalo, ai processi già adottati e al livello di integrazione con i sistemi esistenti.
La piattaforma è inoltre in evoluzione verso la gestione di un numero maggiore di attività aeroportuali. Softlab sta sviluppando un modulo per il ground handling, previsto all’inizio del 2027, e uno dedicato all’allocazione di piazzole, gate, banchi check-in e nastri bagagli. L’obiettivo è coordinare la disponibilità delle risorse fisiche con la programmazione dei voli e individuare in anticipo eventuali conflitti.
Dalla gestione in tempo reale alla capacità di prevedere gli imprevisti
La nuova frontiera della gestione aeroportuale non riguarda soltanto la capacità di reagire rapidamente a ritardi e variazioni, ma quella di anticipare gli effetti sull’organizzazione dello scalo. In questa direzione si muove anche l’evoluzione di GRAMS. La roadmap prevede l’introduzione di modelli di intelligenza artificiale per stimare in anticipo i flussi dei passeggeri e il fabbisogno di assistenze PRM, individuare configurazioni più efficienti dei turni e riconoscere schemi ricorrenti nei ritardi.
L’obiettivo è includere in un ottimizzatore AI-based i dati storici e operativi per prevedere dove potrebbero crearsi carenze di personale, sovrapposizioni o rallentamenti, consentendo ai supervisori di intervenire prima che una variazione produca effetti sulle attività a terra. A questo si aggiunge la futura integrazione con sensori e dispositivi IoT, che potranno fornire informazioni in tempo reale su code, flussi e occupazione degli spazi aeroportuali.
“Il prossimo passo è passare da una gestione reattiva a una gestione sempre più predittiva. Non si tratta di sostituire chi pianifica, ma di mettere i supervisori nelle condizioni di riconoscere prima le criticità e intervenire prima che un imprevisto si ripercuota sull’intera operatività dello scalo”, conclude Davide Carnevale.
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