Il conto alla rovescia verso il passaporto digitale europeo di prodotto è iniziato e per molte imprese italiane la vera sfida potrebbe non essere soltanto adeguarsi alle nuove regole, ma mettere ordine nei propri dati.
Il Digital Product Passport (DPP) è destinato progressivamente a cambiare il modo in cui produttori, distributori e operatori economici gestiscono e rendono disponibili le informazioni relative ai beni commercializzati sul mercato europeo.
Materiali utilizzati, durata, riparabilità, caratteristiche e indicazioni per il corretto smaltimento dovranno essere associate al prodotto attraverso un sistema digitale capace di fornire informazioni coerenti e aggiornate.
Una trasformazione che coinvolgerà direttamente il sistema manifatturiero italiano e che porta in primo piano un problema spesso poco visibile: la frammentazione delle informazioni all’interno delle aziende.
Digital Product Passport, i primi obblighi dal 2027
Un passaggio importante è arrivato nel luglio 2026, con l’entrata in funzione del registro europeo del passaporto digitale di prodotto.
La prima scadenza riguarda alcune batterie di grandi dimensioni ed è prevista per febbraio 2027.
Per le altre categorie di prodotti saranno necessarie disposizioni specifiche che la Commissione europea adotterà progressivamente.
Tra i comparti individuati come prioritari dal piano di lavoro europeo figurano ferro e acciaio, alluminio, tessili, pneumatici, mobili e materassi, con un percorso normativo destinato a svilupparsi gradualmente nei prossimi anni.
Per le imprese significa iniziare a prepararsi prima che gli obblighi diventino operativi.
Il punto di partenza è apparentemente semplice: essere in grado di stabilire quale sia l’informazione corretta, aggiornata e ufficiale associata a ogni singolo prodotto.
Ed è proprio qui che emergono le difficoltà.
Una scheda prodotto distribuita mediamente su otto archivi
Secondo le rilevazioni effettuate da On Page, piattaforma italiana specializzata nella gestione delle informazioni di prodotto, sui propri 230 clienti, in larga parte aziende manifatturiere, i dati necessari per costruire una singola scheda prodotto risultano distribuiti mediamente in otto archivi differenti.
Le stesse informazioni devono successivamente essere pubblicate attraverso circa sei canali e gestite mediamente in cinque lingue.
Il problema non nasce necessariamente da una cattiva organizzazione.
La frammentazione tende piuttosto a svilupparsi nel corso degli anni insieme alla crescita dell’impresa.
Il gestionale può contenere codice prodotto e prezzo, mentre l’ufficio tecnico utilizza fogli di calcolo per misure e prestazioni. Il marketing gestisce immagini e descrizioni, il commerciale aggiorna listini e condizioni.
A questi strumenti si aggiungono spesso database dedicati al sito internet, applicazioni della rete vendita, configuratori, marketplace e documenti contenenti schede tecniche.
Quando cambia un dato parte la rincorsa agli aggiornamenti
Ogni archivio può essere perfettamente coerente se considerato singolarmente.
Il problema nasce quando un’informazione viene modificata.
La correzione deve essere replicata manualmente nei diversi sistemi e sui vari canali. Se anche un solo aggiornamento viene dimenticato, lo stesso prodotto può finire per essere presentato con caratteristiche differenti sul sito aziendale, sul catalogo o sugli strumenti utilizzati dalla rete commerciale.
«In molte aziende il dato di prodotto non ha un proprietario. Vive in otto luoghi e tre reparti ne aggiornano una porzione ciascuno», osserva Lorenzo Gabatel, CEO di On Page.
Una situazione che, secondo Gabatel, può restare invisibile fino al momento in cui diventa necessario individuare con certezza la versione corretta dell’informazione.
Con l’arrivo del passaporto digitale, questa necessità assumerà una rilevanza ancora maggiore.
Sei canali e cinque lingue: una modifica può generare decine di interventi
Alla frammentazione degli archivi si aggiunge infatti quella dei canali utilizzati dalle aziende.
Le imprese analizzate da On Page pubblicano mediamente le informazioni attraverso cinque o sei strumenti differenti: listini, cataloghi, siti internet, portali destinati ai rivenditori, applicazioni per la forza vendita e marketplace.
A questo si aggiunge la gestione multilingua.
Con una media di cinque lingue, anche la modifica di una sola caratteristica può trasformarsi in decine di aggiornamenti manuali.
La soluzione tecnologica consiste nella possibilità di far convergere le informazioni all’interno di una fonte centrale dalla quale i diversi strumenti possano recuperare automaticamente i dati aggiornati.
Una logica che diventa particolarmente importante nell’ottica del Digital Product Passport.
Digitalizzazione delle PMI italiane: il nodo dei sistemi integrati
Il fenomeno si inserisce in un quadro più ampio relativo al livello di digitalizzazione delle aziende italiane.
Secondo il rapporto “Imprese e ICT 2025” dell’Istat, il 48,8% delle piccole e medie imprese italiane dispone di un gestionale integrato attraverso il quale diversi reparti possono condividere informazioni.
Tra le grandi imprese la percentuale raggiunge invece l’85,9%.
La presenza di un gestionale, tuttavia, non significa necessariamente avere centralizzato l’intero patrimonio informativo relativo ai prodotti.
Codici, descrizioni sintetiche e prezzi possono essere presenti nel sistema centrale, mentre fotografie, documentazione tecnica, testi commerciali e traduzioni continuano frequentemente a essere gestiti separatamente.
Ed è proprio questa seconda componente a diventare strategica in vista dei nuovi obblighi europei.
Da 700 a oltre mille prodotti gestiti con meno risorse
L’esperienza delle aziende che hanno già centralizzato le informazioni mostra anche le possibili ricadute organizzative.
On Page cita il caso di un produttore di attrezzature per la ristorazione professionale che inizialmente gestiva circa 700 prodotti, sette lingue e cinque canali, impiegando due persone a tempo pieno e una terza nei periodi di maggiore attività.
Dopo la centralizzazione dei dati, l’azienda è arrivata a gestire oltre mille prodotti, 19 lingue e sette canali, utilizzando una persona a tempo pieno e una part-time.
Secondo le rilevazioni della piattaforma, un fenomeno analogo emerge sulla base complessiva osservata: dopo l’introduzione di un archivio unico, le lingue gestite passano mediamente da cinque a dieci o undici.
Il tempo precedentemente dedicato alla replica manuale delle informazioni può così essere utilizzato per ampliare i mercati raggiunti dall’azienda.
Passaporto digitale: non basta aggiungere un altro software
La questione, tuttavia, non è esclusivamente tecnologica.
«Il passaporto digitale non si affronta acquistando l’ennesimo software da aggiungere a quelli già esistenti», sottolinea Gabatel.
Per il CEO di On Page occorre innanzitutto un cambiamento organizzativo: le informazioni devono essere centralizzate, ogni dato deve avere un responsabile, una fonte certa e una procedura di aggiornamento.
Il software può automatizzare la distribuzione delle informazioni, ma l’impresa deve prima definire governance, responsabilità e processi interni.
Una sfida strategica per la manifattura italiana
L’arrivo del Digital Product Passport europeo rischia quindi di trasformarsi in una sorta di stress test della maturità digitale delle imprese.
Per le aziende manifatturiere non si tratta soltanto di adempiere a un nuovo obbligo normativo. La centralizzazione delle informazioni può diventare un’opportunità per ridurre errori e duplicazioni, accelerare l’aggiornamento di cataloghi e siti, migliorare la gestione multilingua e rendere più efficiente l’espansione sui mercati internazionali.
La questione riguarda in modo particolare territori industriali come Milano e la Lombardia, dove manifattura, design, moda, meccanica, arredamento e filiere B2B rappresentano una componente fondamentale del sistema produttivo.
Le prime scadenze sono ormai vicine e per alcuni comparti il periodo di preparazione sarà relativamente breve.
Per le imprese che ancora oggi gestiscono una singola scheda prodotto attraverso otto archivi differenti, la priorità diventa quindi chiara: prima del passaporto digitale occorre costruire una fonte unica e affidabile del dato di prodotto.
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