L’intelligenza artificiale promette di rendere il lavoro più veloce, ma la moltiplicazione di tool, notifiche, procedure e output da verificare può aumentare il carico cognitivo dei lavoratori. Con il rientro di settembre, Mindiversity individua sette azioni per ridurre l’attrito organizzativo nei team e utilizzare davvero l’AI come strumento di semplificazione.
AI in azienda: più strumenti non significano necessariamente meno lavoro
Il rientro dalle vacanze coincide per molte aziende con una nuova accelerazione sul fronte della digitalizzazione e dell’intelligenza artificiale. Nuovi software, assistenti AI e piattaforme collaborative promettono di aumentare la produttività e ridurre il tempo necessario per svolgere numerose attività.
Ma esiste un’altra faccia della trasformazione digitale: più strumenti non significano automaticamente meno complessità.
I dati confermano intanto la crescita dell’intelligenza artificiale nel sistema produttivo italiano. Secondo Istat, nel 2025 il 16,4% delle imprese con almeno dieci addetti ha utilizzato almeno una tecnologia di intelligenza artificiale, contro l’8,2% dell’anno precedente.
È raddoppiata anche la quota delle aziende che utilizzano contemporaneamente più tecnologie AI, passata dal 5,2% al 10,6%.
Una trasformazione che sta modificando non soltanto il modo in cui vengono eseguite le attività, ma anche l’organizzazione quotidiana del lavoro.
Il paradosso dell’intelligenza artificiale: più velocità, ma anche più decisioni
L’AI può ridurre drasticamente il tempo necessario per svolgere una singola operazione. Un testo può essere prodotto in pochi minuti, un documento sintetizzato rapidamente e numerose alternative generate quasi istantaneamente.
Ma quegli stessi output devono essere controllati, selezionati, verificati e integrati.
Qualcuno deve stabilire quale risultato utilizzare, verificare l’attendibilità delle informazioni, ricostruire il contesto e prendere una quantità crescente di piccole decisioni.
Il rischio è quindi quello di spostare la complessità anziché eliminarla.
Quando un nuovo strumento viene semplicemente aggiunto alle piattaforme e alle procedure già presenti in azienda, senza eliminarne altre, può infatti aumentare quello che viene definito “attrito cognitivo”: il lavoro mentale necessario per orientarsi tra informazioni, notifiche, richieste, applicazioni e continui cambi di contesto.
Dall’AI brain fry alla difficoltà di concentrazione
Il fenomeno è ormai oggetto anche di analisi scientifiche.
Una ricerca della George Mason University ha evidenziato quello che alcuni lavoratori hanno definito “AI brain fry”, una forma di affaticamento mentale associata a un’interazione con sistemi di intelligenza artificiale che può eccedere le capacità cognitive individuali, soprattutto quando vengono gestiti diversi strumenti contemporaneamente.
Tra le sensazioni riportate figurano nebbia mentale, difficoltà nel prendere decisioni, rallentamento cognitivo e percezione di avere il pensiero costantemente affollato.
Un problema destinato ad assumere crescente rilevanza nelle organizzazioni che stanno introducendo rapidamente strumenti di AI senza ripensare parallelamente processi e modalità di collaborazione.
Mindiversity: il sovraccarico non dipende soltanto dalle ore lavorate
Su questo terreno opera Mindiversity, progetto che affianca aziende, organizzazioni e responsabili delle risorse umane nell’analisi del modo in cui i team elaborano le informazioni, distribuiscono il carico di lavoro e condividono istruzioni e priorità.
Persone diverse possono infatti avere differenti ritmi, necessità di struttura e modalità di elaborazione delle informazioni.
Quando queste differenze incontrano ambienti caratterizzati da continue interruzioni, strumenti ridondanti e priorità poco definite, il rischio di sovraccarico può crescere.
«Nei team che seguiamo la parola che torna più spesso è “sovraccarico”, e non ha a che fare soltanto con le ore lavorate, ma con quante cose ciascuno deve tenere aperte insieme, quante informazioni deve processare e in quali condizioni riesce a concentrarsi», spiegano Barbara Antongiovanni e Federica Ometti, co-fondatrici di Mindiversity.
Sovraccarico digitale, le 7 regole per i team
In occasione della ripartenza di settembre, Mindiversity ha elaborato un vademecum in sette punti per aiutare imprese e lavoratori a gestire meglio il rapporto tra tecnologia, organizzazione e carico cognitivo.
1. Ridurre i canali e stabilire a cosa servono. Ogni piattaforma dovrebbe avere una funzione precisa. Eliminare gli strumenti ridondanti può essere più efficace che continuare ad aggiungere nuovi software.
2. Separare l’urgenza dalle attività che possono aspettare. I team dovrebbero definire chiaramente quali richieste richiedono una risposta immediata e quali possono essere affrontate successivamente. Se tutto diventa urgente, la priorità perde significato.
3. Comprendere come lavora meglio ogni persona. C’è chi preferisce istruzioni scritte, chi lavora meglio attraverso checklist, chi necessita prima di una visione generale e chi privilegia il confronto diretto. Rendere esplicite queste differenze può migliorare la collaborazione.
4. Riconoscere i possibili segnali di sovraccarico. Perdita di concentrazione, procrastinazione, irritabilità o difficoltà nel rispondere alle richieste possono manifestarsi quando il carico diventa difficile da governare. Questi segnali devono però essere interpretati all’interno del contesto e non attribuiti automaticamente a una singola causa.
5. Trasformare il disagio in richieste concrete. Confronto, coaching e formazione possono aiutare le persone a spiegare quali situazioni generano sovraccarico e quali condizioni permettono loro di lavorare meglio.
6. Osservare lo “switch” del rientro. Dopo alcune settimane trascorse seguendo maggiormente i propri ritmi, il ritorno alla routine professionale può rendere più evidente la distanza tra le proprie modalità di funzionamento e quelle richieste dall’organizzazione.
7. Prima di cambiare lavoro, provare a cambiare qualcosa nel lavoro. Il suggerimento è interrogarsi sulle esigenze mai espresse e sui cambiamenti organizzativi che potrebbero essere proposti al proprio team prima di considerare soluzioni più radicali.
AI e produttività: la vera sfida è semplificare l’organizzazione
La questione riguarda direttamente uno dei grandi interrogativi che accompagnano l’introduzione dell’intelligenza artificiale nel mondo del lavoro: quanto della produttività generata dall’AI si traduce realmente in una diminuzione della complessità per le persone?
Per Mindiversity, la risposta non può essere semplicemente quella di chiedere ai lavoratori di adattarsi a sistemi sempre più articolati.
Occorre invece intervenire sulla complessità evitabile, eliminando ridondanze, definendo responsabilità e priorità, rendendo le informazioni più facilmente accessibili e riducendo il numero delle micro-decisioni necessarie per orientarsi nell’attività quotidiana.
Tra gli strumenti sviluppati da Mindiversity figurano Il libretto di istruzioni del team e Design for All Minds, percorsi attraverso i quali i gruppi di lavoro rendono esplicite modalità di ricezione delle informazioni, gestione delle priorità e collaborazione che spesso nelle organizzazioni rimangono implicite.
A questi si affiancano attività di coaching e formazione.
Intelligenza artificiale e lavoro, la tecnologia deve ridurre la complessità
L’adozione dell’intelligenza artificiale nelle imprese è destinata a proseguire. La questione centrale, quindi, non sarà soltanto quanti strumenti AI verranno utilizzati, ma come questi verranno inseriti nell’organizzazione del lavoro.
Perché introdurre un nuovo software senza modificare processi, procedure e canali di comunicazione rischia semplicemente di aggiungere un ulteriore livello di complessità.
«Il punto non è usare più tecnologia, ma progettare un modo di lavorare in cui la tecnologia tolga davvero complessità. Un sistema progettato bene richiede meno energia per capire come usarlo. Per questo, prima di introdurre l’ennesimo strumento, dovremmo chiederci prima cosa possiamo semplificare», concludono Federica Ometti e Barbara Antongiovanni.
Per le aziende, soprattutto in una realtà fortemente orientata all’innovazione come Milano, la sfida della nuova fase dell’intelligenza artificiale potrebbe dunque essere proprio questa: passare dalla semplice adozione tecnologica alla progettazione consapevole del lavoro, facendo in modo che l’AI liberi tempo e capacità cognitive invece di aggiungere nuove incombenze.
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